Informacja dla stron umowy/osób reprezentujących strony umowy lub wskazanych do kontaktu

INVOI przykłada dużą wagę do dokładności, poufności i bezpieczeństwa Państwa danych osobowych. Niniejsze, poniższe informacje opisują, jakie dane osobowe INVOI i podmioty powiązane (łącznie zwane dalej: INVOI) gromadzi od Państwa lub o Państwu, jak je wykorzystuje oraz komu je udostępnia.

________________________________________

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

INVOI  z siedzibą w Warszawie przy ul. Londyńska 24/4  80, 03– 921 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez SĄD REJONOWY DLA M.ST. WARSZAWY SĄD GOSPODARCZY XVI WYDZIAŁ GOSPODARCZY, pod numerem KRS 0000722812 która posługuje się numerem NIP: 7010808405, REGON: 369684082, informuje, iż jest administratorem Twoich danych osobowych zawartych w Umowie lub nam udostępnionym na jej podstawie.

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod powyższym adresem. Należy wówczas podać swoje imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, a w przypadku osób reprezentujących również wskazać podmiot w imieniu którego osoba ta występuje lub występowała, w celu prawidłowego zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą oraz udzielenia odpowiedzi na treść zgłoszenia. W razie wątpliwości co do Twojej tożsamości możemy Cię poprosić o podanie dodatkowych informacji.

 

Kontakt do IOD

Możesz w każdej chwili skontaktować się z  inspektorem ochrony danych INVOI przesyłając w formie listownej na adres:

INVOI Londyńska 24/4, 03-921 Warszawa

Do wiadomości:

Inspektor Ochrony Danych

stosowne pismo z dopiskiem „IOD” lub w formie elektronicznej wysyłając wiadomość e-mail na adres iod@invoi.email .

 

Źródło danych:

Twoje dane osobowe przetwarzamy gdyż  zostały one nam przekazane:

  1. przez Ciebie jako Stronę Umowy lub

  2. przez Ciebie jako osobę występująca w imieniu Strony Umowy lub

  3. przez osobę trzecią np. Twojego pracodawcę lub podmiot który reprezentujesz, w związku zawartą z nami Umową.

 

Zakres danych:

W zdecydowanej większości przypadków przetwarzamy następujące kategorie Twoich danych: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, ewentualnie firma/podmiot który reprezentujesz, pełniona funkcja/stanowisko, adres e-mail lub numer telefonu.

 

W przypadku gdy jesteś pełnomocnikiem lub osobą reprezentującą Stronę Umowy, przetwarzamy również Twój numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości lub dane adresowe pozwalające nam zidentyfikować Twoją osobę jako uprawnionego/ą do reprezentacji Strony.

 

W przypadku gdy jesteś Stroną Umowy przetwarzany również dane tj. NIP lub REGON oraz adres siedziby.

 

Podstawy i cele przetwarzania Twoich danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

  • podpisanej przez Ciebie Umowy lub Umowy zawartej przez podmiot który reprezentujesz lub na rzecz którego działasz (art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO)

  • obowiązku prawnego przechowywania dokumentacji wynikającego z przepisów o rachunkowości i Ordynacji podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c) i f) RODO)

  • tzw. prawnie uzasadnionych interesów INVOI wynikających z konieczności prawidłowej identyfikacji osób uprawnionych do reprezentowania stron Umowy, w calach realizacji kontaktu z osobą nam wskazaną, dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących INVOI  i w stosunku do INVOI lub obrony przed tymi roszczeniami oraz prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług INVOI  (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)

 

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia i wykonania Umowy, dokonania rozliczeń finansowych, w celu archiwizacji dokumentacji związanej z zawarciem wykonywaniem Umowy oraz w celu ewentualnych roszczeń przysługujących INVOI  i w stosunku do INVOI, oraz w celach marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług.

Twoje dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

 

 Przekazywanie Twoich danych osobowych innym podmiotom

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom upoważnionych na podstawie przepisów prawa, podmiotom świadczącym usługi doradcze i audytorskie, kancelariom prawnym, w związku ze świadczeniem przez te podmioty wsparcia bieżącej działalności Administratora, dostawcom i serwisantom oprogramowania, firmom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie. Każdorazowo zapewnimy, ażeby zakres ujawnianych informacji tym podmiotom był adekwatny i niezbędny do realizacji założonych celów. Twoje dane osobowe mogą być również transferowane do firm trzecich na podstawie zawartej z tymi podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w oparciu o tzw. Standardowe Klauzule Umowne. Korzystając z usług w/w podmiotów trzecich którym dane możemy ujawnić, zawsze zobowiążemy te podmioty do zachowania bezpieczeństwa Twoich danych oraz ich poufności i nieudostępniania innym nieuprawnionym podmiotom, zaś podmioty te będą przestrzegać naszych standardów bezpieczeństwa dając należyte gwarancje wypełniania wymogów RODO. Więcej informacji można uzyskać w Polityce Prywatności INVOI dostępnej na stronie www.invoi.online.

 

 Okres przechowywania Twoich danych osobowych

Twoje dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania Umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa przysługujących INVOI  i w stosunku do INVOI z uwagi na to, że jest to niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów INVOI

W celu marketingu towarów i usług oferowanych przez INVOI, będziemy przechowywali Twoje dane do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu lub rozwiązania Umowy.

Ponadto Twoje dane będziemy przetwarzali w celu wypełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji wynikającego z obowiązujących przepisów o rachunkowości i Ordynacji podatkowej. Co do zasady będzie to okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

 

Twoje prawa

Na podstawie mających zastosowanie przepisów prawa Unii Europejskiej, w odniesieniu do swoich danych osobowych, masz następujące prawa, które stosuje się zależnie od okoliczności: prawo do dostępu, sprostowania, usuwania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania. Większość z tych praw nie ma charakteru bezwzględnego. Poniżej znajdują się szczegółowe objaśnienia każdego z przysługujących Państwu praw oraz informacje, jak je egzekwować. W przypadku zgłoszenia przez Państwa wniosku dotyczącego wykonania określonego prawa, udzielimy Państwu odpowiedzi w okresie jednego miesiąca, z tym, że, w razie konieczności, mamy prawo wydłużenia tego okresu o kolejne dwa miesiące. Jeśli czas odpowiedzi ulegnie wydłużeniu, powiadomimy o tym w ciągu miesiąca od wpłynięcia wniosku. Z przysługujących praw można skorzystać kontaktując się z nami pod adresem iod@invoi.email .

 

Prawo dostępu: Mają Państwo prawo poprosić INVOI o informację, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jeśli tak, mają Państwo prawo zażądać dostępu do tych danych osobowych i następujących informacji: cel przetwarzania; kategorie danych osobowych poddawane przetwarzaniu; odbiorcy lub kategorie odbiorców Państwa danych osobowych; przewidywany okres przechowywania tych danych, jeśli możliwe jest jego określenie, lub kryteria, na których podstawie określany jest czas przechowywania danych; prawo do żądania poprawienia lub usunięcia Państwa danych osobowych bądź ograniczenia ich przetwarzania; prawo do złożenia skargi do odpowiednich organów nadzorczych; jeśli INVOI nie otrzymała danych od Państwa, mogą Państwo zażądać wszelkich dostępnych informacji na temat źródła ich pochodzenia; czy przy użyciu Państwa danych INVOI podejmuje jakiekolwiek automatyczne decyzje mogące mieć skutki prawne lub inne ważne dla Państwa skutki.

 

Prawo do sprostowania danych: Mają Państwo prawo poprosić INVOI o poprawienie Państwa danych osobowych, jeśli są nieprawidłowe. Zważywszy na cel przetwarzania, mogą Państwo także mieć prawo do zażądania uzupełnienia niekompletnych danych, na przykład przez przesłanie do INVOI oświadczenia uzupełniającego.

 

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów INVOI: Mają Państwo prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania przez INVOI Państwa danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów INVOI. INVOI uwzględni Państwa sprzeciw i zaprzestanie przetwarzania odpowiednich danych osobowych, chyba że: (i) będą występować ważne prawnie uzasadnione przyczyny do przetwarzania, które mają charakter nadrzędny w stosunku do Państwa interesów, praw i wolności; lub (ii) INVOI musi kontynuować przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu ustalenia, wyegzekwowania bądź ochrony roszczenia prawnego.

 

Prawo do ograniczenia przetwarzania: Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych przez INVOI przysługuje w następujących okolicznościach: (i) na czas potrzebny INVOI  do weryfikacji dokładności tych danych w przypadku, gdy zakwestionują Państwo ich dokładność; (ii) kiedy Państwa dane są przetwarzane w sposób niezgodny z prawem, ale nie chcą Państwo ich skasować lecz tylko ograniczyć zakres ich użycia; (iii) kiedy INVOI nie potrzebuje już Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale Państwo potrzebują ich w celu ustalenia, wyegzekwowania lub obrony roszczeń prawnych; (iv) na czas potrzebny INVOI  na weryfikację, czy istnieją ważne prawnie uzasadnione przyczyny do przetwarzania, które mają charakter nadrzędny w stosunku do Państwa interesów, praw i wolności, kiedy Państwo zgłoszą sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionych interesów INVOI. Jeśli na Państwa żądanie INVOI ograniczy przetwarzanie Państwa danych osobowych, INVOI zachowa te dane i będzie je przetwarzać wyłącznie za Państwa zgodą; w celu ustalenia, wyegzekwowania lub obrony roszczeń prawnych; w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej; w ważnym interesie publicznym Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Ponadto INVOI powiadomi Państwa o zakończeniu okresu ograniczonego przetwarzania.